Sinds corona onze samenleving binnensloop is de gehele eventsector op zijn kop gezet. Lockdowns werden ingeroepen en alle evenementen werden afgelast. Jammer genoeg was dit niet altijd nodig. Dankzij het COVID-19 virus is er een enorme technologische revolutie ontstaan op vlak van online events. In onderstaand artikel leer je waarom virtuele evenementen zo belangrijk zijn geworden.
Wat zijn online events?
Net zoals bij alle evenementen zijn online events gebeurtenissen die plaatsvinden op een specifieke datum, tijd en plaats. Het enige verschil is dat de ervaring online gebeurd in plaats van op een fysieke locatie.
Digitale evenementen draaien niet enkel en alleen nog om meetings en presentaties. Praktisch elk evenement kan je online organiseren. Het enige wat je doelpubliek nodig heeft is een internetverbinding!
Soorten online events
Webinars
Een van de snelste (en kleinste) vormen van virtuele evenementen zijn webinars. Dit zijn online sessies die vaak als doel hebben om mensen bij te leren. Wat typisch is aan deze vorm, is dat ze gemiddeld 1 tot 1,5 uur in beslag nemen.
Vaak wordt er vooraf een video opgenomen, maar dit kan ook geheel live gebeuren. Een optie om interactie te creëren, zoals een Q&A-sessie is hierbij een must.
Virtuele conferentie
Virtuele conferenties leunen het dichtste aan bij offline events. Ze worden gebouwd rond een live agenda, waar onder andere meerdere sprekers, lounges en zelf netwerkopportuniteiten georganiseerd worden. Interactie tijdens deze evenementen is een must!
Hybride events
Een opkomende vorm van online events zijn hybride evenementen. Dit is een combinatie van online en offline. Denk hierbij aan beurzen, product voorstellingen, bedrijfsevenementen over verschillende afdelingen, etc.
Er wordt een centraal offline evenement gecreëerd, waar de rest van de wereld het event online kan beleven. Hierbij is het belangrijk dat je gebruik maakt van een sterke en kwaliteitsvolle technologie.
Waarom kiezen voor een online strategie?
Het doel van een event blijft steeds hetzelfde: een boodschap verspreiden en de bezoekers een actie doen uitvoeren. Dit is bijvoorbeeld het boosten van de sales, je personeel opleiden of mensen in de sector bijleren over de nieuwste trends.
Minder kosten
Een van de grootste en meest interessante voordelen van een online strategie zijn de kosten. Je hebt namelijk een veel lager budget nodig. Kosten die vermeden worden zijn onder andere:
- Reiskosten
- Catering
- Personeel
- Transport
- Locatie
- Promotiemateriaal
- Etc.
Op bovenstaande kosten zal je heel wat kunnen besparen. De belangrijkste uitgaven die nodig zijn om een online event op te zetten zijn die voor de geschikte technologie. Afhankelijk van welk soort evenement, zullen er eventueel kosten voor een studio en voor het online platform bijkomen.
Wil je meer te weten komen over welk platform bij jouw evenement past? Klik dan hier.
Hogere bereikbaarheid
In tijden zoals vandaag, waar het COVID-virus ons niet toestaat om deel te nemen aan events, is het moeilijk om een event op te zetten. Een online strategie is dé ideale oplossing.
Daarnaast is het een opportuniteit om een breder of groter publiek te bereiken. Zo kunnen mensen aan de andere kant van de wereld ook jouw evenement ervaren. Bovendien kunnen bezoekers, die anders gewoonweg geen tijd hebben, gaan selecteren aan de hand van het programma en de voor hen relevante segmenten bijwonen.
Met een goede en doelgerichte marketing kan je eigenlijk iedereen gaan bereiken die toegang heeft tot een stabiele internetverbinding.
Doelgerichte content
Bij online events staat content centraal. Je kan op voorhand bij het doelpubliek gaan polsen wat voor hen interessant lijkt en je programma daar rond gaan bouwen.
Vervolgens kan je na het event als online incentive de content gaan delen met je doelpubliek. Hierbij heb je de keuze om de content exclusief aan bezoekers mee te delen of om deze te delen via jouw website of sociale media met het grote publiek. Op deze manier kan je een groter segment gaan aanspreken om je content te bekijken en misschien wel naar je volgende evenement te komen.
Interactie en engagement bij online events
Engagement creëren en behouden is iets waar vele organisators het moeilijk mee hebben. Er zijn bepaalde beperkingen die je bij een offline event niet hebt. Interactie en aandacht behouden is iets waar vaak minder of geen rekening mee wordt gehouden. Een reden hiervoor is omdat dit op offline events eerder van nature ontstaat. Toch is het even belangrijk om voor interactie te zorgen bij online events. Je moet vanaf het begin af aan al denken aan het leveren van een waardevol event met impact dat uiteindelijk leidt tot het uitvoeren van een actie.
Zo kan je niet face-to-face met iemand gaan praten of netwerken. Door corona is deze technologie heel erg geëvolueerd. Op een korte tijd zijn er heel wat tools en platforms ontwikkelt die voor oplossingen kunnen zorgen om meer interactie te creëren. Dit zijn onder andere opties zoals: polls, chat-opties, netwerking apps en break-out rooms.
Live polls houden de aandacht van je publiek hoog. Ze gaan aandachtig gaan luisteren om zo de belangrijkste inzichten mee te nemen.
Wanneer je een lange tijd naar een scherm moet kijken is het moeilijk om de aandacht vast te houden. Voorzie daarom zeker extra breaks in je programma. Een goed idee is hierbij de bezoekers opdelen in kleinere groepen, zodat er zich een opportuniteit tot netwerken ontwikkelt.
Een populaire vorm is het aanbieden van actieve breaks waarbij je het publiek aanmoedigt om even te sporten. Het doel hiervan is om even weg te zijn van het scherm en gedachten even van het onderwerp te laten afdwalen.
Net zoals tijdens live-events zijn Q&A’s interessant. Je geeft het publiek een stem en er kan openlijk gediscussieerd worden. Voor, tijdens of na een spreker of presentatie, het kan allemaal!
Een andere tip is om je publiek aan te moedigen door met kleine, virtuele prijzen te werken. Dit kunnen cadeau kaarten zijn, maar je kan ook creatief zijn en zelf met iets origineels komen.
Hoe integreer je sponsors bij online events?
Sponsors zijn een cruciale factor tijdens evenementen en zorgen vaak voor een grote portie van het inkomen. Of het nu in geld of in goederen is, meestal hebben we ze nodig.
Het is makkelijk om deze op te nemen tijdens online events. Of het nu een webinar, een conventie, video’s of presentaties zijn, ze kunnen opgenomen worden in je concept. Het is een vloeibaar concept waar ook verschillende sponsor opties kunnen aangeboden worden.
Er zijn heel wat opportuniteiten en bij zo goed als elk onderdeel waar je aan denkt kan je sponsoring gaan integreren.
Zo kan je gesponsorde sessies, polls, enquêtes, pauzes, etc. gaan aanbieden.
Daarnaast heb je door het online publiek automatisch al meer informatie. Deze informatie kan je gaan delen met je sponsors Deze kunnen achteraf jouw contacten gebruiken om gerichte marketing uit te voeren.
Tenslotte heb je nog altijd de standaardvormen van reclame, zoals banners of kleine video’s van enkele seconden. Hierbij heb je de troef dat alles meetbaar is.
Via deze link vind je alvast 18 ideeën om sponsoring te integreren tijdens jouw online event.
Ben jij student en heb je interesse in online marketing en online events? Start de ontdekking nu door een kijkje te nemen bij het Digital Masters Lab!
